Cómo preparar el Excel de datos variables para acreditaciones (2026)

Actualizado: agosto 2026 · Por el equipo técnico de SrFlyer · Lectura: 8 min

Si tu evento tiene decenas, cientos o miles de asistentes, imprimir cada acreditación con el nombre, cargo o QR de cada persona a mano no es viable. Para eso existen los datos variables: nos envías un Excel o CSV con la información de cada asistente y nosotros imprimimos cada acreditación ya personalizada, una por una. En esta guía te explicamos exactamente cómo preparar ese fichero para que el pedido salga bien a la primera.

1. Qué son los datos variables y cuándo los necesitas

Los datos variables sirven para personalizar cada unidad de una tirada con información distinta: el nombre y cargo de cada asistente a un congreso, el número de dorsal de cada corredor, el código de cada acreditación de un festival. En vez de un diseño único repetido, cada pieza sale con sus propios datos a partir de una única plantilla base.

Es la solución habitual para acreditaciones de congresos, ferias, festivales y eventos corporativos, donde cada asistente necesita su propia identificación con nombre, empresa o cargo.

2. Cómo estructurar el Excel o CSV

Aceptamos tanto Excel (.xlsx) como CSV. La regla más importante: una fila = una acreditación, y una columna por cada dato que quieras que cambie en cada unidad. Los campos habituales son nombre, cargo, empresa y número de registro, pero puedes adaptar las columnas a lo que necesite tu evento:

Consejos para que el fichero no dé problemas:

• La primera fila debe llevar los nombres de columna (cabecera), no datos de una persona.
• No dejes filas ni celdas en blanco a mitad de la lista — si un campo no aplica a alguien (por ejemplo, sin empresa), mejor un guion o "—" que dejarlo vacío.
• Revisa que no haya filas duplicadas ni el mismo número de registro repetido.
• Un único fichero, una única pestaña — si usas Excel con varias hojas, indícanos claramente cuál es la que tiene los datos.

3. Si quieres fotos: cómo nombrarlas

Si tu acreditación lleva foto de cada asistente, envíanos las imágenes nombradas con el nombre del acreditado (por ejemplo, laura-gomez.jpg), igual que aparece en el Excel, para que podamos emparejar cada foto con su fila sin errores. Si dos personas tienen el mismo nombre, añade un apellido o número para diferenciarlas tanto en el Excel como en el nombre del archivo.

4. Códigos QR y de barras: los generamos nosotros

No hace falta que generes tú el código QR ni el código de barras (EAN, Code 128...). Nosotros los generamos con un software especializado a partir del dato que nos indiques en el Excel — normalmente el número de registro. Tú solo tienes que asegurarte de que ese campo esté relleno y sea único para cada persona; el resto lo hacemos en producción.

5. Límite de caracteres: depende del diseño

No hay un número fijo de caracteres máximo — depende del tamaño de fuente y del espacio disponible en tu diseño. Un nombre muy largo puede no caber bien si la fuente es grande o el espacio reservado es pequeño. Si tienes nombres o cargos especialmente largos en tu lista, coméntanoslo al enviar el pedido para ajustar el diseño y que nada se corte.

6. 5 errores frecuentes al preparar el fichero

1. La primera fila lleva datos en vez de los nombres de columna. Sin cabecera, no sabemos qué dato va en cada columna.
2. Fotos con nombre distinto al del Excel. Si el Excel dice "Laura Gómez" y la foto se llama "IMG_2034.jpg", no hay forma automática de emparejarlas.
3. Números de registro repetidos o vacíos. Ese campo es la base para generar el QR/código de barras — si se repite, dos personas acabarían con el mismo código.
4. Mezclar formatos de columna (algunas filas con "Director" y otras con "director de RRHH, ventas y logística" sin avisar) — cuanto más homogéneo, mejor se ajusta el diseño a todos por igual.
5. Enviar el Excel sin confirmar antes el diseño base. El dato variable se imprime sobre una plantilla ya definida — conviene tener claro el diseño (medida, acabados) antes de mandar el listado completo.

7. Cómo hacer el pedido paso a paso

1. Configura tu acreditación de cartón: medida, impresión a 1 o 2 caras, laminado, perforación y esquinas.
2. Activa la opción de datos variables en el configurador.
3. Prepara tu Excel o CSV con una fila por persona y las columnas que necesites (nombre, cargo, empresa, número de registro...).
4. Si llevan foto, súbelas nombradas con el nombre de cada acreditado.
5. Envíanos el fichero al hacer el pedido — nosotros generamos los QR o códigos de barras y maquetamos cada unidad.
6. Revisamos el archivo antes de imprimir y te avisamos si algo no cuadra (registros repetidos, nombres muy largos, fotos sin emparejar).

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